En el negocio de la construcción se da una peculiar situación… debido a su misma complejidad, suele restarse importancia a detalles aparentemente menores a la hora de encontrarnos iniciando negociaciones con clientes potenciales.

Hablamos específicamente de un tema en particular: el correo electrónico. Un simple correo electrónico puede ser el inicio de una negociación para una empresa de construcción.

Es muy importante que tengas claro que muchas personas prefieren el correo electrónico para comunicarse debido a que lo consideran un medio menos intrusivo para comunicarse… Básicamente estas personas, inician una negociación escribiendo en lugar de llamar o visitar una empresa.

Extrañamente, por alguna razón y por nuestra experiencia asesorando negocios de construcción, hemos notado que muchas empresas de construcción suelen ver al correo electrónico como un medio de comunicación un tanto “secundario” y no le dan la importancia que realmente se merece. Hablamos específicamente de situaciones en las que un cliente potencial contacta vía correo. Es normal que esa comunicación se perciba como un tanto “informal” o poco seria con una prioridad mucho menor a la comunicación por teléfono.

Ese es un grave error…

Recuerda lo mencionado: muchas personas inician una negociación escribiendo en lugar de llamar o visitar una empresa.

¿Por qué crees que los restaurantes están teniendo tanto éxito recibiendo pedidos vía internet?

¿Por qué crees que UBER, la empresa de transporte vía aplicación móvil, se hace cada vez mas millonaria y es dolor de cabeza para los taxistas tradicionales?

Puede ser que tu mismo seas un persona un tanto tradicional y seas de los que prefiere llamar por teléfono, hay muchas personas asi, pero también hay otra enorme cantidad de personas que prefieren lo contrario.

Supongamos que tu empresa de construcción le da prioridad a las llamadas telefónicas y deja en segundo plano las solicitudes de presupuesto por correo electrónico…

¿Qué pasa si tu competidor no hace lo mismo?

¿Qué sucede si dicho competidor le da la misma prioridad al correo electrónico en comparación con la prioridad del teléfono?

Es evidente que te arrebatará fácilmente cualquier venta que pudiste haber ganado por medio del correo electrónico, porque como ya lo hemos dicho… hay una gran cantidad de personas (clientes potenciales) que escriben y es claro que si tu empresa “no escribe mucho” y tu competidor si, estarás perdiendo un buen porcentaje de ventas y poniéndolas en bandeja de plata para tus competidores.

El simple hecho de atender el correo de forma cordial, contestar rápido y enviar la información solicitada de forma personalizada dice mucho de una empresa. Naturalmente la empresa que atiende de la forma en que el cliente potencial quiere, tendrá prioridad en el momento de la toma de decisión.

Como cliente potencial, si una empresa se toma el tiempo necesario de contestarme un correo y me da importancia desde el primer momento, incluso en ese medio tan frío como el correo electrónico, me estará dando una muy buena impresión que me hará ver que es casi seguro que tratará muy bien cuando hayamos iniciado la relación de negocios.

Atender el correo electrónico es algo tan sencillo pero curiosamente algunas empresas del sector de la construcción cometen el error de descuidarse del tema y terminan dando una atención muy pobre por este medio. El primer problema que hemos visto es que atienden las solicitudes por email, luego de haber atendido otras actividades de oficina “más importantes” o luego de haber atendido algunas llamadas telefónicas, es decir, no toman los contactos vía email, como comunicaciones prioritarias.

Es claro que el correo electrónico da la pauta como para no responder de forma instantánea, pero recibir el mensaje, verlo y responderlo 2 o 3 horas después, es una clara señal de la poca importancia que esta vía de comunicación tiene en algunas empresas.

No estamos diciendo que tienes que estar respondiendo los emails 2 o 3 minutos después de recibirlos, eso no es recomendable, no se trata de afectar la productividad diaria en la oficina con cada interrupción que el correo puede ocasionar, se trata de aumentar la prioridad de estas comunicaciones y podemos hacerlo respondiendo en los siguientes treinta o cuarenta minutos como máximo, si puedes en menos tiempo, mejor aún.

Nuestras recomendaciones en este tema

– Asigna a una persona para que se mantenga pendiente del correo electrónico general de la empresa. Esta persona debe tener como tarea el mantenerse pendiente del correo de forma permanente.

– Establece como regla general el que cada vendedor o asesor atienda su correo corporativo de la forma más inmediata que sea posible cuando se trate de contactos de clientes potenciales.

– Para que la comunicación por correo no quite demasiado tiempo, puedes crear plantillas estandarizadas para cada pregunta frecuente que puede hacer un cliente potencial y ponerlas a disposición de cada empleado que pueda recibir correos electrónicos de clientes potenciales, de esa manera estarás logrando priorizar el medio y al mismo tiempo evitarás la perdida de tiempo redactando cada mensaje.

Dale importancia a este pequeño detalle, te lo recomendamos. Puede parecer un tema simple sin una gran relevancia, pero por experiencia asesorando empresas de construcción, podemos asegurarte que realizar esta pequeña acción te traerá buenos resultados.